实施IT外包有准则可依循

今天环球企业都在力求减省成本、提升运营效率,外包就是可以达到这些目标的主要手段之一,而在IT市场中这类项目也变得很常见。虽然不同行业不同公司根据业务性质和市场环境,各有不同实行外包的手法,但综观IT外包服务项目之中,还是以软件开发和硬件系统的管理两类最为常见。现在各行各业对IT外包服务已有一定的认识,下一步是精准掌握有关项目的实行程序,以确保成效。另外,有的行业已拥有丰富的外包经验,所以甚至将核心业务的一些部分也外包出去,本身更为专注在制订商业策略之上。

可以说IT外包服务越来越成为商场比拼的核心项目,在某程度上已是企业必须进行的动作,而实行的细节,则决定了竞争形势的变化。每间企业在本业之外,实不能事事兼顾,把不专长的IT项目外包出去是正确的做法。一谈及外包,成本上的计算总是首个考虑,但矛盾的是在你不熟悉的IT范畴上如何在成本与服务质素上取得客观标准?AioBox在香港经营多个外包业务,据AioBox表示,比较东南亚地区的IT外包发展,香港、中国大陆及马来西亚发展均比较慢,新加坡较为成熟。现在该公司客户有来自政府部门、建筑业、银行及金融业,不过实行全面的IT外包不是很多,通常以公司实施的一种全球性计划去做,香港部门只是依从总公司命令执行。反而外包工作(Outtasking)的概念受到香港市场接受。这是一种在整个外包计划中斩件拆细,以一个个小部分外包予不同公司,这是香港较受欢迎的外包模式。以AioBox多年经验,有能力处理整个IT的生命周期外包工作。不过,该公司外包业务重点是IT运营外包(ITOperationOutsourcing),是一种包括网络设计与基建系统管理的业务,例如一间企业在IT基建上投资了许多,却没有专才管理,这可交由AioBox处理。至于应用外包(ApplicationOutsourcing)却不是该公司的发展重点。另外,在考虑采用外包服务前,大部分客户都有IT认识或之前曾涉足过。因此在选用外包服务时,有一定要求。该公司有能力评估问题所在及涉及范围,制定完善顾问合约,不然外包服务就失去义意。我们强调,AioBox有一些最佳实践惯例(BestPractise)可跟从,并会根据ITIL标准来做,确定达到服务水平承诺(Service-LevelAgreements)。
要在实施外包策略上成功有下列各项因素要留意:
第一,客户不要认为采用外包服务就与自己无关,不代表自己可以抽身,应以合作伙伴的态度视之。这是两家公司一齐合作的事情,采用这种态度获得成功的机会较大。
第二,要真正理解外包,一间公司采用外包服务原因众多,但节省成本不是外包最大的贡献,因为不会省好多。客户要眼于外包带来的其它利益,如改善工作流程、加快工作效率等。事实上,非专业做IT的自然不会投资改善IT系统,因此较好的IT服务是较贵的。
第三,要考虑到企业的长远发展,加入互相进步范畴。他强调,良好的外包项目要有前瞻性,由于IT不断进步,企业发展也不断变化,应每半年或一年重新评估一次。为了应付未来的变量,双方应预留可再协商的空间。

经营IT外包服务业务困难之处?
首先要让客户明白外包的真正价值在那里,不要单单放在成本上,还要让客户理解良好的服务水平。
第二是由第一天开始,要对外包内容解释得好清楚,不会令对方产生其它错觉而引起误会,令计划实行欠顺畅。
第三,实行外包时一定会对现有员工有影响,所以必要考虑人力资源事管理(HR)事情。若重要员工萌生去意,就要商议一些中转期协议,确保交接顺利。把不专长的项目外包出来,不会太难控制,因为多了客观条件如ITIL及最佳实践来做准则。我们相信,外包工作上特别是应用方面会有发展空间,而涉及IT基建的外包项目增长会更大,未来我司会做多些桌面支持及系统管理等外包工作。

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